10 syytä, miksi taloushallinto kannattaa digitalisoida

Kaisa Kokkonen

Digitaalinen taloushallinto on jo laajasti käytössä suuryrityksissä Suomessa. Tällöin puhutaan erityisesti 500 suurimmasta yrityksestä. Monissa tätä pienemmissä yrityksissä ei ehkä ole ymmärretty kaikkia hyötyjä, joita digitalisoinnista voitaisiin saada.

Tilastoja digitaalisen taloushallinnon kokonaisuudesta on saatavilla heikosti, mutta jos katsotaan yhtä osa-aluetta, sähköisiä yritysten ja julkisen sektorin vastaanottamia ostolaskuja, vastaanotetaan niistä noin 40 prosenttia sähköisesti (Finanssialan keskusliitto: Yritysten verkkolaskutuksen ja suoraveloituksen käyttö 6/2013).

Vieläkö sinun yrityksessäsi on paljon manuaalisia talouden toimintamalleja?

Manuaalisista talouden toimintamalleista kannattaa luopua, koska:

 1. Rutiineihin käytetty aika vähenee.

Jos tarvittava tieto siirtyisi kirjanpitoon automaattisesti ja oikein kirjanpitoaineistoa tuottavista muista järjestelmistä kuten tuotannosta, myynnistä ja vaikkapa henkilöstöhallinnosta, se säästäisi huomattavan määrän resursseja muuhun toimintaan. Jos lisäksi tilinpäätökseen kerätty tieto siirtyisi automaattisesti raportointiin, tilastoihin, veroilmoitukseen ja viralliseen tasekirjaan, ajan säästöä tulisi vielä lisää.

2. Vapautunut aika voidaan käyttää paremmin lisäarvoa tuottavaan toimintaan.

Kun koneet auttavat taloutta täsmäytyksessä ja yksinkertaisessa analysoinnissa, talousosasto voi keskittyä syvälliseen analysointiin ja liiketoiminnan tukemiseen sekä tulevaisuuden hahmottamiseen nykytilan perusteella.

3. Tuuraukset on helpompi hoitaa, kun prosessit on automatisoinnin yhteydessä kuvattu.

Kuinka monta kertaa sairasloman sattuessa ei tiedetä, mistä aloittaa – harvassa yrityksessä toimenkuvat on kuvattu riittävällä tarkkuudella.

4. Muun kuin taloushenkilöstön talousosaaminen kasvaa, koska kuvausten ansiosta on helppo ymmärtää, miksi talous tarvitsee esimerkiksi laskujen hyväksynnän ajoissa.

Talousosasto tarvitsee harvoin tietoa itselleen, tieto tarvitaan raportointiin vaikkapa johdolle tai viranomaisille.

5. Tieto on aina ajan tasalla.

Automatisointi varmistaa sen, että tieto liikkuu järjestelmien välillä nopeasti – parhaassa tapauksessa esimerkiksi kauden tulosta voidaan tarkastella päivätasolla.

6. Raportointi nopeutuu.

Tilinpäätös on valmis muutamassa päivässä. Kauden vaihde on tarkistuksia vailla valmis, kunhan kaikki olennainen tieto on saatu järjestelmään sisään.

7. Taloudellisen informaation laatu paranee.

Inhimillisestä muistamisesta tai unohtamisesta johtuvat virheet vähenevät.

8. Mahdollistaa eteenpäin katsomisen historiaan tuijottamisen sijaan.

Kun kaikki aika ei mene kuukauden tai vuoden tilinpäätöksen tekemiseen, niin voidaankin keskittyä esimerkiksi siihen, miten toteutuneet tiedot vaikuttavat loppuvuoden ennusteisiin.

9. Tulos- ja taloustietoisuus kasvavat.

Talousosastolla on aiempaa enemmän aikaa ja valmiuksia käydä tulosten merkitystä läpi yrityksen avainhenkilöstön kanssa.

10. Paremmat liiketoimintapäätökset parantavat tulosta.

Kun raportit saadaan nopeammin ja niiden sisältö on entistä paremmin analysoitu ja kun ennusteet kuvaavat entistä paremmin tulevaisuutta, voidaan tehdä liiketoimintaa aidosti tukevia päätöksiä. Ja kun voidaan tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä, on sillä positiivinen vaikutus tuloslaskelman viimeiselle riville.

 

Kaisa Kokkonen
KTM, HTM
Kirjoittaja on Akeba Oy:n perustaja ja taloushallinnon konsultti.