Avainsana-arkisto: ajanhallinta

Viisaammat työtavat – priorisoinnilla tuloksia ja mielekkyyttä

Taneli Rantala

Usein puhuessamme viisaammista työtavoista keskustelun täyttävät yksittäiset tehokkuuskikat ja -temput tai uskomattoman menestyksen mahdollistavat uudet appit ja työkalut, jotka ovat saaneet valtavan huomion viime vuosina.

Kuitenkin, ennen kuin keskitymme työntekemisen laatuun, meidän kannattaa keskittyä siihen mitä teemme. Tämä johtuu yksinkertaisesta tosiasiasta: kaikki työtehtävämme eivät ole samanarvoisia. Ne ovat itseasiassa hyvin eriarvoisia! Itseasiassa niin eriarvoisia, että voimme soveltaa työtehtävien arvoon Pareton lakia.

Voitkin nyt hieman miettiä töitäsi ja havahtua nopeasti siihen, että 20 % tekemistäsi työtehtävistä on luonut 80 % kaikista tuloksistasi. Ja toisinpäin: 80 % töistäsi saa aikaan vain 20 % tuloksistasi. Melko huonoa ajan ja energian käyttöä siis suurimmaksi osaksi. Ennen kuin alamme viilaamaan laatuasioita, onkin huomattavasti tärkeämpää keskittyä siihen MITÄ teet kuin MITEN teet.

Mikä on onnistumisesi mittari?

Jokaisella meistä on 24 tuntia käytettävissä jokaisena vuorokautena, ja usko tai älä: meistä jokainen käyttää tuon 24 tuntia joka päivä. Menestyneillä ihmisillä ei ole enemmän tunteja päivässä, heillä ei ole käytettävissä edes enemmän valveillaolotunteja tai työtunteja. He vain käyttävät aikansa viisaammin.

SINÄ voit ottaa ensimmäisen askeleen kohti viisaampaa ajankäyttöä määrittämällä tärkeimmän mittarisi. Minkä mittarin mukaan olet tuottelias? Et siis ahkera, vaan tuottelias. Minkä mittarin mukaan olet onnistunut töissäsi?

Asiakaspalvelijalla tämä voi olla tyytyväisten asiakkaiden määrä, myyjällä euromääräinen myynti, HR-päälliköllä työntekijöiden työkyky ja toimitusjohtajalla yrityksen kilpailukyky. Jokaisella kellonlyömällä teet tietoisen tai tiedostamattoman päätöksen siitä miten käytät aikaasi, ja ilman mittarin määritystä et voi yksinkertaisesti priorisoida työtehtäviäsi järkevästi vaan tuhlaat aikasi vähempiarvoisiin työtehtäviin.

Vain kun mittarisi on selvä, voit määrittää työtehtäviesi merkityksen ja valita aikasi arvoisen työtehtävän tehtäväksesi. Kun tiedät mittarisi, voit viimein kysyä itseltäsi: minkä työtehtävän tekemällä luon eniten tuloksia, ja valita yhden prioriteetin.

Rohkeutta ja kommunikointia

Priorisointia on tehtävä päivittäin. Jos sinä et priorisoi ajankäyttöäsi proaktiivisesti, joku muu tekee sen puolestasi. Ole siis rohkea ja varaa itsellesi riittävästi aikaa merkityksellisempien työtehtävien tekemiseen.

Joskus päätöksesi saattavat aiheuttaa vastarintaa. Silloin sinun kannattaakin nostaa kommunikointi tärkeimmäksi työkaluksesi. Kerro, millä perusteella käytät aikaasi ja sanot ”ei” toisille asioille. Usein työkaverisi ja etenkin esimiehesi voivat myös auttaa mittarisi ja prioriteettisi määrittämisessä, joten keskustele asiasta ratkaisulähtöisesti ja avoimesti.

Nyt on siis aika viedä huomiosi tärkeimpään! Jos tiedät mikä tuottaa eniten tuloksia, miksi tuhlaisit aikaasi enää muuhun?

Taneli Rantala
Lifted Oy

Taneli Rantala on yli 15.000 ihmistä ja kymmeniä suurimpia suomalaisia yrityksiä valmentaneen Lifted Oy:n toimitusjohtaja, perustaja ja yksi valmentajista. Uransa alussa nuori kauppatieteiden maisteri toimi strategiakonsulttina auttaen yrityksiä ympäri Eurooppaa, mutta huomasi pian vahvuutensa olevan toisenlaisessa valmentamisessa ja perusti ystävänsä Jukka Joutsiniemen kanssa hyvinvointi- ja työkykyvalmennusyrityksen Liftedin vuonna 2014. Vahvan osaamisen ja tuloksekkaan valmennuksen vuoksi Liftedistä on kasvanut vuosien saatossa useiden yritysten ja yhteisöjen luotettu valmennuskumppani.

Aikani on nyt

Sanotaan, että meillä löytyy aina aikaa niille asioille, jotka koemme tärkeimmiksi. Meille ekonomeille työ on merkityksellistä ja haluamme menestyä siinä, kukin omalla tavallamme.

Työmäärämme voi olla monista syistä liiallinen. Kuormittavuus liittyy kuitenkin vahvasti myös kokemukseemme kiireen tunnusta. Mielemme saattaa pyörittää kaikkia tekemättömiä töitä jatkuvalla toistolla, koemme riittämättömyyden tunnetta, huonoa omaa tuntoa, painetta ja ahdistusta.

Mielemme ei voi rauhoittua, jos akuutit toimintaa vaativat tehtävät ovat vielä tekemättä. Mutta mitä ne oikeasti ovat? Kenen vaatimuksia ne ovat? Mikä aiheuttaa todellisen katastrofin?

 

Tiedätkö mihin aikasi käytät?

Aikani-sovellus tekee näkyväksi sitä, mihin aikamme käytämme. Kun tiedostat päiviesi rakenteen ja aikasyöpöt, käy itsesi kanssa kehityskeskustelu. Jos jatkan näin, missä olen viiden vuoden päästä?

Jos vastaus hirvittää, kannattaa hetkeksi pysähtyä. Mihin voin itse vaikuttaa juuri nyt? Mihin on tärkeä keskittyä?

PRIORISOI tärkeät ja akuutit, tärkeät ja odottavat, ei-tärkeät tehtävät.

Tietotyössä voi kokeilla vaikkapa seuraavia yksinkertaisia ajanhallintatekniikoita.

Ota aika. Ota aikaa:

  • Keskity 25 min tauko 5 min: Jaa työsi osiin. Päätä, että keskityt vaikkapa raportin kirjoittamiseen 25 minuutin ajan, sitten pidät 5 minuutin tauon. Laita ajastin hälyttämään. Lue lisää
  • 15 min päätöksenteolle: Saatamme kuormittaa mieltämme vellomalla samassa asiassa. Päätä, että vartissa teet ratkaisun tai valinnan.
  • Puskurihetket: Mitä tapahtuisi, jos lisäät 15 min jokaiseen kalenteriaikaasi/päivän tapahtumaasi lisää?
  • Tee tunnin kokouksista 45 minuutin kokouksia.
  • 2 minuutin sääntö: Sen, minkä pystyt tekemään alle kahdessa minuutissa, tee se heti.

Lisää vinkkejä

 

Vähennä kiireen tuntua mielenhallintataidoilla

Aivomme on lihas siinä missä hauiksemmekin ja voimme harjoittaa sitä.

Mieli yrittää ratkoa asioita silloinkin, kun emme oikeasti pysty niihin vaikuttamaan. Nukkumaan mennessä, palaveriin kävellessä, autolla ajaessa…

Sitten on asioita, joihin meillä ei ole missään vaiheessa vaikuttamisen mahdollisuuksia. Voimme kuitenkin vaikuttaa siihen, että lievennämme asioiden aiheuttamaa tunnekuormaa opettelemalla uusia selviytymisstrategioita mielenhallintataidoilla.

Opettele suuntaamaan mielen huomio energisoiviin asioihin:

  • Kuvittele aamu kun kaikki työt kasaantuvat päälle. Sitten kuvittele aamu, kun edessä on vain virkistävää vapaa-aikaa. Onko tuntemus erilainen? Suuntaa mielen huomio tarkoituksellisesti hyvään tuntemukseen.
  • Kun mietit jotakin tyypillisistä työpäivistäsi viikon sisältä, mitä sait jo päivän aikana aikaan?
  • Entä mitä sait aikaan ennen nukkumaan menoa? Illalla palauta mieleesi kolme asiaa, jotka menivät hyvin ja miten hyvältä se tuntui.

Kiire ja jännitys on fysiologista ja tuntuu yleensä oireina ja jännityksinä yläkehossa. Fysiologiaan voi vaikuttaa opettamalla kehoa ja mieltä rauhoittumaan lyhyissäkin hetkissä Mindfulness-tekniikalla. Säännöllinen harjoittelu tekee tästäkin taidosta aina vain helpomman.

Miltä tuntuisi kävellä palaveriin ilman kiireen tuntua? Keskittyen jalkojen liikkeeseen ja hengitykseen. Millainen on rennon valpas liike?

Antti-Juhani Wihuri on kirjoittanut ”Mindfulness työssä” –kirjan, joka avaa Mindfulnessia hyvin käytännönläheisesti ja hyvin harjoittein. Voit myös katsoa Ekonomien webinaarikirjastosta Mindfulness-webinaarin (jäsenpalvelussa, vaatii kirjautumisen).

Rennon valppaita hetkiä!

 

Taija Keskinen
Uravalmentaja, Suomen Ekonomit
Mindfulness Coach & NLP

***

Voit Ladata Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksen sovelluskaupoista. Se on ladattavissa Android ja IOS -käyttöjärjestelmillä oleviin mobiililaitteisiin sovelluskaupoista Google play ja App Store.

Oman ajankäytön arviointi kannattaa

Yhteiskunnallisessa keskustelussa ei ole voinut välttyä sitaateilta ”työaikoja pidennetään” ja ”näin lomapäiviesi lukumäärä tulee muuttumaan”. Viimeisimpänä: ”työajat ovat menneen maailman mittari”.

Työajat ovat siis muutoksessa, mutta pitääkö niitä mitata ja jos, niin kenen?

Työajan mittaamista on kritisoitu erityisesti joustavaa työaikaa tekevillä työntekijöillä, joilla työtehtäviin voi sisältyä matkustamista, liikkuvaa työtä kuten esimerkiksi asiakaskäyntejä ja jotka hyödyntävät työssään mobiiliteknologiaa eli ovat tavoitettavissa myös paikasta riippumatta. Mikä on heidän työaikansa?

Onko työaikaa se aika, joka ollaan toimipisteessä tai asiakkaalla? Miten huomioidaan palaveriin valmistautuminen junassa matkalla asiakkaalle tai puheluun vastaaminen vapaa-ajalla? Kuka työajan arvioi?

Työajan moittiminen menneen maailman mittariksi pitää paikkaansa, jos työajanseurantaa ajatellaan vain työnantajan valvonnan välineenä. Sen sijaan joustavasti työskentelevillä työajan arviointi pitää laajentaa ajankäytön arvioinniksi joka olisi luontainen osa työntekijän omaa toimintaa.

Samalla tavalla kuin kalenteriin kirjataan palaverit ja deadlinet, kirjattaisiin muistiin ajankäyttö eri toimiin kuten työhön, liikuntaan ja muuhun vapaa-ajan toimintaan. Tämä ajankäytön seuranta olisi työntekijän oma mahdollisuus, ei työnantajan valvonnan väline.

 

Seuraamalla saat kiinni siitä mikä sinulle parasta

Ajankäytön seuranta antaa mahdollisuuden arvioida kuluuko aika siihen mihin pitäisi ja minkä verran aikaa jää palautumiselle ja työstä irrottautumiselle. Ajankäyttöä seuraamalla voi myös kokeilla, mikä sopii itselle. Ajankäytön seurata antaa kuvan kokonaisuudesta, jossa voi peilata omaa jaksamista ja työmäärää.

Onko omien tehtävien ja elämäntilanteen kannalta parasta pyrkiä yhteen yhtenäiseen työjaksoon työpäivän aikana, vai toimiiko paremmin jos työtä tehdään paloina pitkin päivää ja välissä on muuta (kuten treeni tai lapsien kuskaaminen)?

Työntekijällä ajankäytön seuranta on myös tietoa jota voi hyödyntää esimerkiksi kehityskeskusteluissa tai työterveyshuoltokäynnillä jos on tarvetta tarkastella oireiden tai jaksamisen ja työtehtävien välistä suhdetta.

 

Haluatko tietää mihin aikasi kuluu?

Haluaisitko kokeilla ajankäytön seurantaa? Tule mukaan Asiantuntijoiden työaika -tutkimukseemme. Sen toteuttaa Työterveyslaitos Työsuojelurahaston rahoituksella yhdessä Suomen Ekonomien ja IBM Finlandin kanssa.

Lataa Aikani-mobiilisovellus Android- tai iOS-puhelimeesi sovelluskaupasta ja kirjaa ajankäyttöäsi 2 viikkoa. Vastaamalla lisäksi kyselyyn ajankäytön seurannan alussa ja lopussa, autat saamaan tietoa erilaisista ajankäyttötavoista ja niiden yhteydestä hyvinvointiin.

Selvitämme myös miten joustavat työajat ovat yhteydessä palautumiseen ja uneen, sekä mitkä tekijät vaikuttavat joustaviin työaikoihin. Loppukyselyyn vastattuasi voit jatkaa Aikani-sovelluksen käyttöä vapaasti.

 

Annina Ropponen
Erikoistutkija, Työterveyslaitos
Kirjoittaja vastaa Asiantuntijoiden työaika -hankkeesta Työterveyslaitoksella

**

Osallistu tutkimukseen ja voita iPhone!

Osallistumalla työaika-tutkimukseen, osallistut iPhone 6 S:n arvontaan.

Osallistuminen on helppoa

  1. Lataa Aikani-mobiilisovellus puhelimeesi App Storesta tai Google Playsta
  2. Kirjaa kaksi viikkoa ajankäyttöäsi mahdollisimman tarkasti sovellukseen.
  3. Vastaa sähköpostiisi saapuvaan kyselyyn ensin aloitettuasi ajankäytön kirjaamisen ja uudestaan kun kaksi viikkoa on kulunut.