Avainsana-arkisto: talousosaaminen

10 syytä, miksi taloushallinto kannattaa digitalisoida

Kaisa Kokkonen

Digitaalinen taloushallinto on jo laajasti käytössä suuryrityksissä Suomessa. Tällöin puhutaan erityisesti 500 suurimmasta yrityksestä. Monissa tätä pienemmissä yrityksissä ei ehkä ole ymmärretty kaikkia hyötyjä, joita digitalisoinnista voitaisiin saada.

Tilastoja digitaalisen taloushallinnon kokonaisuudesta on saatavilla heikosti, mutta jos katsotaan yhtä osa-aluetta, sähköisiä yritysten ja julkisen sektorin vastaanottamia ostolaskuja, vastaanotetaan niistä noin 40 prosenttia sähköisesti (Finanssialan keskusliitto: Yritysten verkkolaskutuksen ja suoraveloituksen käyttö 6/2013).

Vieläkö sinun yrityksessäsi on paljon manuaalisia talouden toimintamalleja?

Manuaalisista talouden toimintamalleista kannattaa luopua, koska:

 1. Rutiineihin käytetty aika vähenee.

Jos tarvittava tieto siirtyisi kirjanpitoon automaattisesti ja oikein kirjanpitoaineistoa tuottavista muista järjestelmistä kuten tuotannosta, myynnistä ja vaikkapa henkilöstöhallinnosta, se säästäisi huomattavan määrän resursseja muuhun toimintaan. Jos lisäksi tilinpäätökseen kerätty tieto siirtyisi automaattisesti raportointiin, tilastoihin, veroilmoitukseen ja viralliseen tasekirjaan, ajan säästöä tulisi vielä lisää.

2. Vapautunut aika voidaan käyttää paremmin lisäarvoa tuottavaan toimintaan.

Kun koneet auttavat taloutta täsmäytyksessä ja yksinkertaisessa analysoinnissa, talousosasto voi keskittyä syvälliseen analysointiin ja liiketoiminnan tukemiseen sekä tulevaisuuden hahmottamiseen nykytilan perusteella.

3. Tuuraukset on helpompi hoitaa, kun prosessit on automatisoinnin yhteydessä kuvattu.

Kuinka monta kertaa sairasloman sattuessa ei tiedetä, mistä aloittaa – harvassa yrityksessä toimenkuvat on kuvattu riittävällä tarkkuudella.

4. Muun kuin taloushenkilöstön talousosaaminen kasvaa, koska kuvausten ansiosta on helppo ymmärtää, miksi talous tarvitsee esimerkiksi laskujen hyväksynnän ajoissa.

Talousosasto tarvitsee harvoin tietoa itselleen, tieto tarvitaan raportointiin vaikkapa johdolle tai viranomaisille.

5. Tieto on aina ajan tasalla.

Automatisointi varmistaa sen, että tieto liikkuu järjestelmien välillä nopeasti – parhaassa tapauksessa esimerkiksi kauden tulosta voidaan tarkastella päivätasolla.

6. Raportointi nopeutuu.

Tilinpäätös on valmis muutamassa päivässä. Kauden vaihde on tarkistuksia vailla valmis, kunhan kaikki olennainen tieto on saatu järjestelmään sisään.

7. Taloudellisen informaation laatu paranee.

Inhimillisestä muistamisesta tai unohtamisesta johtuvat virheet vähenevät.

8. Mahdollistaa eteenpäin katsomisen historiaan tuijottamisen sijaan.

Kun kaikki aika ei mene kuukauden tai vuoden tilinpäätöksen tekemiseen, niin voidaankin keskittyä esimerkiksi siihen, miten toteutuneet tiedot vaikuttavat loppuvuoden ennusteisiin.

9. Tulos- ja taloustietoisuus kasvavat.

Talousosastolla on aiempaa enemmän aikaa ja valmiuksia käydä tulosten merkitystä läpi yrityksen avainhenkilöstön kanssa.

10. Paremmat liiketoimintapäätökset parantavat tulosta.

Kun raportit saadaan nopeammin ja niiden sisältö on entistä paremmin analysoitu ja kun ennusteet kuvaavat entistä paremmin tulevaisuutta, voidaan tehdä liiketoimintaa aidosti tukevia päätöksiä. Ja kun voidaan tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä, on sillä positiivinen vaikutus tuloslaskelman viimeiselle riville.

 

Kaisa Kokkonen
KTM, HTM
Kirjoittaja on Akeba Oy:n perustaja ja taloushallinnon konsultti.

Onko yritykselläsi taloudellisia haasteita? Poimi helpot säästöt!

Fondian Mårten Janson

Olemme keskellä vakavaa talouskriisiä. Yritysten täytyy karsia kustannuksia kilpailukykynsä nostamiseksi ja säilyäkseen hengissä. Joka puolella etsitään tällä hetkellä aktiivisesti kustannussäästöjä. Suhdanteista huolimatta, turhista kuluista kannattaa aina päästä eroon. Ja jokaisen vastuullisesti toimivan yrityksen kannattaisi tehdä kustannusanalyysi vähintään kerran vuodessa esimerkiksi seuraavan budjetin laatimisen yhteydessä. Tämä voi pidemmällä aikavälillä johtaa merkittäviin säästöihin.

Säästöjä voi etsiä erilaisin keinoin:

1)       Kilpailuttaminen. Milloin viimeksi pyysit tarjouksia myös pienemmistä tavara- ja palvelutoimituksista? Tuloslaskelman pienemmätkin menoerät voidaan kilpailuttaa varsin yksinkertaisesti ja nopeasti. Kirjaa mitä säästöjä saatiin aikaiseksi missäkin asiassa ja analysoi kannattiko ko. toimenpide pitkällä aikavälillä tehdä. Sido kilpailutustyötehtävä tulospalkkaukseen.

2)      Ulkoistaminen. Moni perustoiminto voidaan ostaa palveluna. Tämä koskee muun muassa kirjanpitoa, palkkahallintoa, taloushallintoa, henkilöstöhallintoa, myyntiä, markkinointia, sourcingia ja lakiosastoja. Pyydä vertailukelpoiset tarjoukset ja vertaa nykytilanteeseen. Tämä ei maksa mitään mutta vie hetken työajastasi. Muista huomioida myös muut kuin numeeriset tekijät, joita on sekä työsuhteessa että ostopalveluissa puolesta ja vastaan. Anna palveluntarjoajien tehdä työ puolestasi ja kerää tulokset. Muista, että ulkoistamisessa puhutaan myös ihmisistä ja työnantajamuutoksesta.

3)      ”Sisäistäminen”. Kannattaako tällä hetkellä ulkoa ostettu palvelu tai aikaisemmin ulkoistettu palvelu mahdollisesti tuottaa itse? Tarkastelu aloitetaan strategisesti tärkeimmistä asioista ja tuloslaskelmaan eniten vaikuttavista ulkoisista kulueristä. Pitkälle standardoituja tai automatisoituja palveluja ei pääsääntöisesti kannata tuottaa itse. Erikoisasiantuntijoita voi tänä päivänä vuokrata määräajaksi sen sijaan, että maksaa konsulttipalkkioita.

4)      Lisäpanostukset. Tämä on kaikista vaikeimmin löydettävissä oleva kustannussäästö, mutta hyvän analyysin tulokset voivat yllättää. Vastausta ei löydy suoraan tuloslaskelmasta tai taseesta, vaan sen löytäminen vaatii sekä salapoliisityötä, että ymmärrystä vaihtoehtoisista toimintatavoista ja uusien investointien tuottamasta tuottavuushyödystä.

Omalla alallani – lakipalvelualalla – tapahtuvaa murrosta ja asiakkaiden vaatimusta palvelujen tehostamisesta ja kustannustason alenemisesta on uraa uurtavasti käsitellyt muun muassa englantilainen professori Richard Susskind  kirjoissaan ”The End of Lawyers?” ja ”Tomorrow’s Lawyer”. Susskindin tutkimusta olemme seuranneet innolla Fondialla, sillä Fondian perimmäinen tarkoitus on uudistaa alaa asiakkaiden eduksi.

Fondia on ainoa Suomessa toimiva lakiosastopalveluja ammattimaisesti tuottava taho, minkä takia olemme samalla reilu ja osaava kumppani yritysten lakiasioiden ja -osastojen kehittämisessä ja tehostamisessa.  Meille voi ulkoistaa lakiosaston kokonaan tai osittain, tarjoamme asiakkaillemme tarpeen mukaan vuokrajuristeja ja analysoimme asiakkaidemme kanssa heidän lakipuolen prosesseja ja kokonaiskustannuksia. Lisäksi haluamme myötävaikuttaa lakiosaamisen demokratisoitumiseen, josta syystä ylläpidämme maksutonta, ei-juristeille tarkoitettua Virtuaalilakimies–palvelua. Tunnustuksena uudistustyöstämme olemme ensimmäisenä suomalaisfirmana palkintoehdokkaana Financial Times -lehden lokakuussa pidettävässä FT Innovative Lawyers Awards 2013 –tilaisuudessa.

Ja seuraavaksi pääsemme haastamaan itseämme jo tänään, jolloin professori Susskind selventää alamme tehostamistrendejä Fondian juristipalvelujen murrosta käsittelevässä kutsuvierasseminaarissa. Teen tästä teille yhteenvedon seuraavassa kirjoituksessani. Muista sillä välin hyödyntää Virtuaalilakimies –jäsenetuasi!

Mårten Janson
Legal Counsel, Fondia Oy

Fondia tarjoaa SEFEn jäsenille maksuttomasti käyttöön VirtuaaliLakimies-palvelun. VirtuaaliLakimies on sähköinen lakitietopankki.

Kunnissa tarvitaan lisää ekonomiosaamista

Olen kohta ollut 12 vuotta lähes tauotta kunnallisissa luottamustehtävissä. Näissä vaaleissa en ole ehdolla. Välillä on hyvä antaa tilaa toisille. Ja myönnettäköön, joskus tuntuu, että kun istuu työkseen kokouksissa, kokouksissa istuminen vapaa-aikana ei välttämättä enää käy vastapainosta. Vaalikamppailua katsellessa on ollut merkillisen rento olo.

Johtuneeko tästä rennosta olosta vai mistä, mutta näyttää siltä, että poliittisen kuplan ulkopuolella kunnallisvaalit eivät vielä ole kansaa vielä villinneet. Vähitellen väki toki heräilee ja aika onkin, koska ennakkoäänestyksen alkuun on enää alle viikko.

Muutama viikko sitten harva olisi kadulla kysyttäessä osannut nimetä tulevat vaalit ja kuulemma ehdolla oleville kavereille vieläkin toivotetaan onnea eduskuntavaaleihin. Näissäkin kunnallisvaaleissa äänestää reilu 60 prosenttia äänioikeutetuista. 70 prosenttiin pääseminen edellyttäisi Suurta Heräämistä, jota on vaikea tällä hetkellä nähdä tulevan.

Kunta-alalla kuitenkin tapahtuu paljon. Samaan aikaan uudistetaan kuntarakennetta, sosiaali- ja terveyspalveluiden rakennetta ja kuntien valtionosuuksia. Väestön ikääntyminen kohdistaa paineita erityisesti kuntien järjestämiin palveluihin, ja kunnat tuskailevat oman rahoituksensa kanssa. On oikeasti merkitystä sillä, miten kunnat toimivat tästä eteenpäin.

 

Päätöksentekijät odottavat vahva valmisteluosaamista

Kunta-alan ekonomeilla on kuntien muutoksessa tärkeä rooli. Tarvitaan talousosaamista, tarvitaan hankintaosaamista ja tarvitaan henkilöstöosaamista.

Usein sanotaan, että talousosaamista tarvittaisiin myös valtuustoihin. Ei sekään varmasti olisi hassumpaa, kunhan vain ymmärretään, millaista talousosaamista sinne halutaan ja tarvitaan. Talousalan ammattilainen tuskin tarvitsee olla, mutta etua toki on siitä, että osaa vaati oikeaa ja päätöksenteon kannalta relevanttia taloudellista informaatiota.

Usein kunnan hallinnon ja luottamusmiesten välillä on jännite. Välillä tuntuu siltä kuin he eivät olisi samaa kuntaa johtamassakaan. Luottamushenkilöt eivät kuitenkaan toivo juuri mitään enempää kuin, että heillä olisi riittävä ja luotettava informaatio päätöstensä pohjaksi. Siksi on tärkeää, että viranhaltijoiden ja päätöksentekijöiden yhteispeli toimii ja kunnalla on käytettävissään vahvaa valmisteluosaamista, jonka perusteella he pystyvät tekemää päätöksensä hyvin informoidusti.

Lopulta arvostukset ja poliittiset painotukset kuitenkin ratkaisevat päätöksenteon. Arvostuksia ja poliittisia kantoja on vain helpompi käyttää päätöksenteon perusteena, kun saatavilla on riittävä ja ammattimaisesti valmisteltu tietopohja.

Kuntaekonomien tehtävä on varmistaa, että riittävä taloustieto on päätöksentekijöiden saatavissa. Riippumatta vaalin tuloksesta kunnissa ekonomiosaamisen tarve on kasvussa.

 

Ennen vaaleja SEFE  julkaisee blogissaan kunta-asioden kanssa työskentelevien jäsentensä kirjoituksia. Voit myös tutustua kunnallisvaaliehdokkaina oleviin SEFEn jäseniin SEFEn kuntavaalisivulla.

 

Tuomas Viskari
Työmarkkina- ja yhteiskuntapolitiikan asiamies, SEFE