Avainsana-arkisto: työaika

Viisaammat työtavat – priorisoinnilla tuloksia ja mielekkyyttä

Taneli Rantala

Usein puhuessamme viisaammista työtavoista keskustelun täyttävät yksittäiset tehokkuuskikat ja -temput tai uskomattoman menestyksen mahdollistavat uudet appit ja työkalut, jotka ovat saaneet valtavan huomion viime vuosina.

Kuitenkin, ennen kuin keskitymme työntekemisen laatuun, meidän kannattaa keskittyä siihen mitä teemme. Tämä johtuu yksinkertaisesta tosiasiasta: kaikki työtehtävämme eivät ole samanarvoisia. Ne ovat itseasiassa hyvin eriarvoisia! Itseasiassa niin eriarvoisia, että voimme soveltaa työtehtävien arvoon Pareton lakia.

Voitkin nyt hieman miettiä töitäsi ja havahtua nopeasti siihen, että 20 % tekemistäsi työtehtävistä on luonut 80 % kaikista tuloksistasi. Ja toisinpäin: 80 % töistäsi saa aikaan vain 20 % tuloksistasi. Melko huonoa ajan ja energian käyttöä siis suurimmaksi osaksi. Ennen kuin alamme viilaamaan laatuasioita, onkin huomattavasti tärkeämpää keskittyä siihen MITÄ teet kuin MITEN teet.

Mikä on onnistumisesi mittari?

Jokaisella meistä on 24 tuntia käytettävissä jokaisena vuorokautena, ja usko tai älä: meistä jokainen käyttää tuon 24 tuntia joka päivä. Menestyneillä ihmisillä ei ole enemmän tunteja päivässä, heillä ei ole käytettävissä edes enemmän valveillaolotunteja tai työtunteja. He vain käyttävät aikansa viisaammin.

SINÄ voit ottaa ensimmäisen askeleen kohti viisaampaa ajankäyttöä määrittämällä tärkeimmän mittarisi. Minkä mittarin mukaan olet tuottelias? Et siis ahkera, vaan tuottelias. Minkä mittarin mukaan olet onnistunut töissäsi?

Asiakaspalvelijalla tämä voi olla tyytyväisten asiakkaiden määrä, myyjällä euromääräinen myynti, HR-päälliköllä työntekijöiden työkyky ja toimitusjohtajalla yrityksen kilpailukyky. Jokaisella kellonlyömällä teet tietoisen tai tiedostamattoman päätöksen siitä miten käytät aikaasi, ja ilman mittarin määritystä et voi yksinkertaisesti priorisoida työtehtäviäsi järkevästi vaan tuhlaat aikasi vähempiarvoisiin työtehtäviin.

Vain kun mittarisi on selvä, voit määrittää työtehtäviesi merkityksen ja valita aikasi arvoisen työtehtävän tehtäväksesi. Kun tiedät mittarisi, voit viimein kysyä itseltäsi: minkä työtehtävän tekemällä luon eniten tuloksia, ja valita yhden prioriteetin.

Rohkeutta ja kommunikointia

Priorisointia on tehtävä päivittäin. Jos sinä et priorisoi ajankäyttöäsi proaktiivisesti, joku muu tekee sen puolestasi. Ole siis rohkea ja varaa itsellesi riittävästi aikaa merkityksellisempien työtehtävien tekemiseen.

Joskus päätöksesi saattavat aiheuttaa vastarintaa. Silloin sinun kannattaakin nostaa kommunikointi tärkeimmäksi työkaluksesi. Kerro, millä perusteella käytät aikaasi ja sanot ”ei” toisille asioille. Usein työkaverisi ja etenkin esimiehesi voivat myös auttaa mittarisi ja prioriteettisi määrittämisessä, joten keskustele asiasta ratkaisulähtöisesti ja avoimesti.

Nyt on siis aika viedä huomiosi tärkeimpään! Jos tiedät mikä tuottaa eniten tuloksia, miksi tuhlaisit aikaasi enää muuhun?

Taneli Rantala
Lifted Oy

Taneli Rantala on yli 15.000 ihmistä ja kymmeniä suurimpia suomalaisia yrityksiä valmentaneen Lifted Oy:n toimitusjohtaja, perustaja ja yksi valmentajista. Uransa alussa nuori kauppatieteiden maisteri toimi strategiakonsulttina auttaen yrityksiä ympäri Eurooppaa, mutta huomasi pian vahvuutensa olevan toisenlaisessa valmentamisessa ja perusti ystävänsä Jukka Joutsiniemen kanssa hyvinvointi- ja työkykyvalmennusyrityksen Liftedin vuonna 2014. Vahvan osaamisen ja tuloksekkaan valmennuksen vuoksi Liftedistä on kasvanut vuosien saatossa useiden yritysten ja yhteisöjen luotettu valmennuskumppani.

On aika selättää työajanseurannan haasteet

Työaikakeskustelussa korostuu usein, ettei työtunneilla ole merkitystä, tulokset ratkaisevat. Me Suomen Ekonomeissa olemme samaa mieltä. Työn tekemisen kannalta työaikaa tärkeämpiä mittareita asiantuntijatyössä ovat tulokset ja aikaansaaminen.

Työaikalaki kuitenkin velvoittaa seuraamaan työaikaa. Aikaa mitataan, jotta työpäivät pysyisivät tolkun pituisina, työntekijät työkykyisinä ja pitkistä päivistä saisi ansaitsemansa korvauksen. Laki perustuu vahvasti työsuojeluun.

Kuitenkin Suomen Ekonomien jäsenistä alle 40 prosentin työaikaa seurataan. Työaikalain mukaisia ylityökorvauksia saa vain noin 10 prosenttia, vaikka yli 80 prosenttia jäsenistä tekee ylitöitä.

Asiantuntija johtaa työskentelyään

Se, että lakia ei noudateta, ei ole syy luopua kellosta. Tunteja tulee laskea edelleen, mutta voisiko seurannan fokusta muuttaa, sillä myös työn tekemisen tavat ovat muuttuneet?

Suurin osa asiantuntijatyöstä ei ole enää aikaan ja paikkaan sidottua. Työtä tehdään monipaikkaisesti, mobiilisti ja liikkuvasti. Työpäivä ei välttämättä muodostu yhdestä yhtenäisestä ajanjaksosta, vaan se voi sisältää useita eripituisia rupeamia.

Asiantuntija tekee työtään itsenäisesti ja tietää itse parhaiten, milloin on joustettava vapaa-ajasta ja milloin työllä on mahdollisuus joustaa. Mitäpä jos työhön käytettyä aikaa seuraisikin asiantuntija itse, eikä työnantaja?

Tällöin selätettäisiin monen asiantuntijan kohtaama ongelma siitä, ettei kaikkea tehtyä työtä tunnisteta työksi. Työaikalaki ei esimerkiksi tunne työmatkalla, vaikkapa junassa, tehtyä työtä. Lisäksi työhön käytetty aika esimerkiksi etätöissä, kotona lasten nukkumaanmenon jälkeen tai lentokentällä boardingia odotellessa tulisi kirjatuksi tehtyjen tuntien mukaan.

Palautuminen keskiöön

Seurantaa tarvitaan edelleen myös työsuojelun takia. Mutta entä jos työnantajan velvollisuus olisikin työajan sijaan seurata kuormittumista ja palautumista? Sen sijaan, että mietitään työtuntien enimmäismääriä, kiinnitettäisiinkin huomio lepoaikoihin ja palautumiseen. Tuntien lisäksi pitäisi pohtia muitakin mittareita, joilla kuormittumista ja palautumista voitaisiin arvioida.

Johtamisella ja esimiestyöllä on valtava merkitys tässä kokonaisuudessa. Esimiehen pitäisi pystyä asettamaan haastavat, mutta saavutettavissa olevat tavoitteet ja osata arvioida niiden toteutumista. Työpaikoilla on myös mitoitettava toimenkuvat oikean kokoisiksi, jotta töistä on mahdollista selviytyä järkevässä ajassa.

Seurantaa siis tarvitaan, ja oikein kohdennettuna se tuo joustavuutta, vapautta ja työhyvinvointia. Mutta vapaus tuo myös vastuuta: asiantuntijalla itselläänkin on velvollisuus huolehtia jaksamisestaan, kuormittumisestaan ja palautumisestaan. Juuri siksi asiantuntijan on seurattava omaa työaikaansa.

Työnantajalla on kuitenkin pitkän aikavälin vastuu asiantuntijan työmäärästä ja jaksamisesta, ja aina viime käden vastuu työntekijän työhyvinvoinnista.

Riikka Mykkänen
Yhteiskuntasuhdepäällikkö, Suomen Ekonomit

Ylemmät Toimihenkilöt YTN:n Työ aikaan -kampanja on käynnissä. Sen tarkoituksena on uutta työaikalakia valmisteltaessa kiinnittää huomiota ylempien toimihenkilöiden työaikaan, työajan seurantaan ja sen työsuojelulliseen näkökulmaan. Kampanja avaa keskustelua siitä, että myös asiantuntijatyötä tekevät tarvitsevat työaikalain. Lue lisää: tyoaikaan.fi

Armollisuutta ja keskinäistä luottamusta kaikille työyhteisöille vuonna 2017

Riikka Sipilä

Työaikalakia ollaan uudistamassa. Perinteiseen tehdastyöhön perustuva laki ei enää tunnista tämän hetken kaikkia työnteon muotoja. Esimerkiksi etätyö on jo arkipäivää monelle asiantuntijatyötä tekevälle.

Miten lakia pitäisi muuttaa? ”Joustavoittaa”, tuntuu olevan yleisin vastaus, kun asiasta kysyy. Kuitenkin jo nyt laki ja monet työehtosopimukset mahdollistavat joustoja. Niitä ei vain tällä hetkellä hyödynnetä täysimääräisesti.

Työajan mittaaminen työsuorituksen sijaan on toinen kritiikkiä saanut asia. Sen sijaan, että mitattaisiin aikaansaannoksia, mittarina pidetään työn tekemiseen käytettyä aikaa. Olisi kuitenkin hyvä muistaa, että työaikalain lähtökohta on ollut työsuojelullinen. Miten huolehdimme, että kuormitus ei kasva liian suureksi? Miten varmistetaan oikea työn mitoitus ja riittävä lepo? Miten tuetaan työntekijöitä tekemään paras mahdollinen tulos työssään ja yhdistämään samalla elämän eri tilanteet ja tarpeet toisiinsa?

Työn hallinnan tunne kantaa asiantuntijatyössä

Työsuojelu mielletään helposti ylhäältä annetuksi asiaksi, jossa työntekijät ovat pelkkiä suojeltavia kohteita. Asiantuntijatyössä korostuvat kuitenkin henkilön oma vastuu ja kyky suunnitella ja johtaa omaa työtään. Työntekijä ei ole ainoastaan suojelun kohde, vaan aktiivinen toimija, jonka tulee itse voida vaikuttaa työhönsä liittyviin asioihin.

Asiantuntijatyössä jaksamisen kannalta keskeistä on oman työn hallinnan tunne. Millainen lain kirjaus tukisi hallinnan tunnetta ja mahdollistaisi yksilöllisten tarpeiden huomioimisen? Mahdollisuudet joustoihin ovat tärkeitä. Työn ja sen tekijöiden tarpeet eroavat toisistaan ja tällöin tulee olla mahdollista voida sopia asioista toisin. Joustojen lisäksi keskeistä on mahdollisuus itse suunnitella työtään sekä riittävä osaaminen.

Kuinka lailla turvataan vaikutusmahdollisuudet, riittävä osaaminen ja hallinnan tunne? Ei mitenkään. Laki on aina niin hyvä kuin sen soveltajatkin. Lainsäädäntö antaakin ainoastaan raamit, joissa toimia. Lait ja työehtosopimukset mahdollistavat paljon, mikäli meillä on halua ja ennen kaikkea luottamusta toisiimme.

Kaikki lähtee meistä itsestämme

Suurin muutos lähtee meistä itsestämme ja työpaikan johtamiskulttuurista. Siitä, että tunnistamme omat ja koko työyhteisön tarpeet ja olemme valmiita tekemään töitä niiden toteuttamiseksi.

Mitkä ovat minulle parhaat tavat tehdä työni? Millaista tukea tarvitsen ja mistä sitä saan? Millä keinoin hallitsen työtäni, eikä se minua? Miten sovitan omat tarpeeni ja toimintatapani osaksi työyhteisöäni niin, että ne sopivat yhteen muiden tahojen tarpeiden kanssa? Miten luomme työpaikallamme kulttuurin, joka perustuu luottamukseen, ja rajoittamisen ja valvonnan sijasta luo mahdollisuuksia onnistua? Näihin kysymyksiin meidän tulisi miettiä yhdessä vastaukset ja lähteä sitten edistämään tavoitteitamme. Kaikki lähtee työpaikkatasolta ja meistä itsestämme.

Vuoden lähestyessä loppuaan on aika tehdä inventaario kuluneesta vuodesta ja samalla miettiä tulevaa. Missä onnistuimme tänä vuonna ja miten voimme ensi vuonna vahvistaa näitä onnistumisen elementtejä? Itse toivon kaikille lisää armollisuutta ja luottamusta vuodelle 2017. Niistä eväät tuleville onnistumisille.

Riikka Sipilä
asiamies, Suomen Ekonomit

Ajanhallinnan ihmiskoe: Tehokkuuden pikaresepti koostuu ennakoinnista, kommunikoinnista ja riittävästä levosta

Herään joka päivä lasten kouluunmenon takia noin kello 7.30. Syömme aamiaisen yhdessä. Harrastan liikuntaa yleensä aamupäivällä. Se sopii päivärytmiini ja käynnistää päivän hyvin.

Jos minulla on työpäivä, vuoro alkaa Pasilassa kello 12.15 ja päättyy 22.15. Työpäiväni on suorien lähetysten takia tarkasti kellotettu.

 

Kahdenlaisia arkipäiviä

Minulla on kahdenlaisia arkipäiviä – työpäiviä ja vapaapäiviä. Teen joko 10-tuntisen työpäivän Ylen uutistoimituksessa tai olen kokonaan vapaalla.

Minulla on arkivapaiden ansiosta melko paljon omaa aikaa, joka on minulle todella tärkeää. Liikunta, ystävien tapaaminen ja asioiden hoitaminen rauhassa ruuhka-aikojen ulkopuolella ovat arkivapaiden plussia.

Vapaapäivinäkin seuraan toki uutisia, mutta muuten työasiat eivät juurikaan pyöri päässäni vapaalla. Välillä saattaa olla työpuheluja tai sähköposteja, jotka on vain hoidettava. Teen myös silloin tällöin Ylen ulkopuolisia juontokeikkoja ja niiden valmistelu tapahtuu vapaapäivinä.

 

Suu auki oikeassa paikassa

Nopeatempoisen uutistyön takia olen oppinut hahmottamaan miten paljon tai vähän asioita ehtii tietyssä ajassa. Pyrin olemaan tehokas ja ripeä. Rutiinit auttavat tässäkin.

Kommunikointi työkavereiden kanssa ja tiimityö lisäävät asioiden sujuvuutta. Suu pitää avata oikeassa paikassa ja kysyä, jos jokin on epäselvää. Työn tehokkuus syntyy ammattitaidosta, turhien ärsykkeiden poissulkemisesta ja olennaiseen keskittymisestä sekä päällekkäisen työn välttämisestä. Tehokas työskentely vaatii myös tarpeellisen määrä vapaa-aikaa ja lepoa.

 

Ennakointi auttaa

Koska työpäiväni ovat pitkiä, ennakointi arjen ja työn yhteensovittamisessa on tärkeää. Arkiaskareisiin ja paikkojen yleiseen järjestelyyn menee yllättävän paljon aikaa.

Ajastan pesukoneita ja teen ruokia valmiiksi aamulla tai myöhään illalla, jos on tarve. Jätän myös tietyt asiat suosiolla vapaapäiviksi.

Haluaisin oppia menemään nukkumaan aikaisemmin. Illat venyvät usein yli puolenyön. Olen jo vuosikausia tehnyt katteettomia uudenvuodenlupauksia aikaisemmasta nukkumaanmenosta – turhaan.

 

Piia Pasanen
Toimittaja, Yle

***

Suomen Ekonomit on mukana SuomiAreenalla. Keskustelemme työajan tuottavuudesta ja hyvinvoinnista. Suoritimme ihmiskokeen, saimme vastauksia. Testihenkilöiden havaintoja mm. ajanhallinnasta, johtamisesta ja palautumisesta julkistetaan tässä blogisarjassa joka viikko ennen SuomiAreenaa. Testihenkilöt seurasivat ajankäyttöään Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksella.

Ajanhallinnan ihmiskoe: Kun päivistä ottaa turhat pois, ennättää enemmän

Elämääni säätelee treenaaminen. Se on minulle ehdotonta ja siitä pidän kiinni, olin sitten kotona, työmatkalla tai lomalla.

Päivärytmini on melko hyvin hioutunut juuri minulle sopivaksi.

Ainoa toiveeni olisi, että vuorokaudessa olisi muutama tunti enemmän. Toisaalta, kun ottaa päivistä turhat tekemiset pois, niin sitä ehtii yllättävän paljon.

 

Työpäivä koostuu useasta pätkästä

Herään arkisin 6.30. Aamutoimina käyn koiriemme Kertun ja Ellin kanssa aamulenkillä. Sen jälkeen keitän rouvalle kahvit. Tämän jälkeen alkaa työpäivä.

Olen salilla yleensä puoli yhdeksän – yhdeksän aikaan, jossa vedän treenit ohjelman mukaan. Tämän jälkeen painun toimistoon, jossa teen hommia lounaaseen, kello 12:30 saakka.

Lounaan jälkeen lisää töitä, kunnes puoli neljän maissa Kian keula käännetään kohti Pirkkalaa ja Bullandiaa, jossa ruokailu ja ”tyttöjen” ulkoilu sekä pienet päiväunet.

Olen salilla jälleen kello 17.30, jossa iltapäivätreeni ja kahvia. Treenin jälkeen puoli kahdeksan maissa suuntaan taas kotiin, jossa yleensä teen vielä hetken töitä.

Loppuilta on varattu parisuhteelle. Iltaruoka on meillä yhdeksän jälkeen, jonka jälkeen rentoutumista television äärellä. Yritän päästä nukkumaan puoli kahdentoista maissa.

 

Mielekäs työ kuormittaa vähemmän

Ajankäytön seurantajakson aikana ei tullut oikeastaan ajankäyttööni liittyviä yllätyksiä. Se todisti sen, minkä jo tiesinkin – teen paljon töitä, mutta nautin siitä, joten se ei sinänsä ole haitaksi. Treenaaminen on osa työtäni.

Pyrin siihen, että myös työntekijäni voivat nauttia työstään. Jos työ on mielekästä, se kuormittaakin vähemmän. Meillä onkin työyhteisössä mahtava ilmapiiri.

 

Jari ”Bull” Mentula
Yrittäjä, valmentaja

***
Suomen Ekonomit on mukana SuomiAreenalla. Keskustelemme työajan tuottavuudesta ja hyvinvoinnista. Suoritimme ihmiskokeen, saimme vastauksia. Testihenkilöiden havaintoja mm. ajanhallinnasta, johtamisesta ja palautumisesta julkistetaan tässä blogisarjassa joka viikko ennen SuomiAreenaa. Testihenkilöt seurasivat ajankäyttöään Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksella.

Ajanhallinnan ihmiskoe: Yhteistyö ja olennaiseen keskittyminen tuovat tehokkuutta

Tavallinen arkipäivä on kiireinen ja täynnä kokouksia, tapaamisia, verkostoitumista ja johtamista. Elämä on yhtä aikataulua, ja odotankin aikataulutonta aikaa läheisten kanssa.

Illat vietän perheen tai harrastuksien parissa. Ellen sitten ole vapaaehtoishommissa, mitä sattuu aika usein.

Menen nukkumaan yöllä yhden maissa. Pidän kiinni siitä, että saisin vähintään viisi tuntia unta. Siitä olen oppinut olemaan tinkimättä.

 

Pitää myös osata sanoa ei

Joudun usein kieltäytymään lukuisista yhteistyöpyynnöistä ja -kutsuista. Yritän tällä tavalla tasapainottaa työn ja vapaa-ajan.

Ajankäytön hallitsemiseksi sovellan seuraavia vinkkejä:

  1. Määritä tavoitteet kirkkaasti
  2. Johtamisen kannalta yksi iso asia päivässä riittää
  3. Pidä kalenterissa etäpäiviä/ajatteluhetkiä
  4. Karsi kaikki epäolennaiset menot
  5. Tee vain asioita, joihin uskot
  6. Delegoi, delegoi, delegoi = luota, luota, luota
  7. Yhteistyö on myös vastuun jakamista
  8. Kaikkea ei tarvitse saada heti, löysää kunnianhimoa
  9. Ole armollisempi itsellesi ja muille

 

Tehokkuus syntyy olennaiseen keskittymisestä

Työn tehokkuus syntyy olennaiseen keskittymisestä, turhan karsimisesta, priorisoinnista, vanhasta luopumisesta sekä selkeistä tavoitteista.

En halua maksaa ihmisille työtunneista vaan lopputuloksesta. Etätyö ja joustavat työajat, hyvät työvälineet sekä rakentava työilmapiiri lisäävät tehokkuutta sekä innovatiivisuutta.

 

Työ ja yhteistyö opettavat

Kaikki hyvät asiat on saatu aikaiseksi porukalla työyhteisöissä, joissa olen saanut olla mukana. Olen oppinut kaiken osaamani ihmisten erilaisuudesta, jokaisen voimavarojen käyttöön ottamisesta sekä johtamisesta työni kautta.

Äskettäin sain ihanaa palautetta kun tein ”huoneisiin pistäytymistä”. Eräs työntekijä sanoi, että oli jo odottanut kauan tätä ”piipahdusta”. Arki ratkaisee, rinnalla kulkeminen, yhdessä tekeminen.

 

Marianne Heikkilä
Toiminnanjohtaja, Marttaliitto

***

Suomen Ekonomit on mukana SuomiAreenalla. Keskustelemme työajan tuottavuudesta ja hyvinvoinnista. Suoritimme ihmiskokeen, saimme vastauksia. Testihenkilöiden havaintoja mm. ajanhallinnasta, johtamisesta ja palautumisesta julkistetaan tässä blogisarjassa joka viikko ennen SuomiAreenaa. Testihenkilöt seurasivat ajankäyttöään Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksella.

Ajanhallinnan ihmiskoe: Asiantuntijoita johdetaan tuottavasti antamalla valtaa ja vastuuta

Osallistuin Suomen Ekonomien työaikakokeiluun silkasta mielenkiinnosta. Mittausjakso oli poikkeuksellinen: ensimmäisellä viikolla oli pari vapaapäivää ja toinen viikko taas oli supertiukka.

Normipäivänä herään 6:45 ja pyrin nukkumaan jo 22:15. Yritän säilyttää päivissä tietyn rutiinin ja pyörittää tätä rutiinia mahdollisimman säännöllisesti, koska työaikani yhdeksän ja neljän välillä on todella tiukkaa vääntöä. Olen oppinut, että minun kannattaa pitää 16-17:30 töistä taukoa, sillä tuohon aikaan en jostain syystä saa juuri mitään aikaiseksi tai tekeminen on väkinäistä.

Olen huomannut, että kaikkein tärkeintä omaa aikaa on syöminen ja nukkuminen. Haluan myös löytää ajan liikunnalle päivittäin. Lisäksi pyrin pitämään huolen, että joka päivä jää aikaa perheelle.

Viikonloput pyrin pitämään täysin työstä irti, tosin välillä se jää haaveeksi. Viikonloppuihin kuuluvat oleellisesti ystäväni.

 

Palautumista on monenlaista

Olen entisenä urheilijana tottunut tekemään asioita täysillä. Nuorempani paloin melkein loppuun liiasta työnteosta pari kertaa. Nykyään kiinnitän työnteon ja levon väliseen tasapainoon paljon enemmän huomiota.

Koska olen koko päivän ihmisten ympäröimänä, minulle palautumista on jo se, että saan tehdä rauhassa töitä yksin.

Toinen tärkeä palautumiskeino on liikunta. Tosin ikääntymisen myötä fyysisen rasituksen sijaan korostuu enemmän rentoutuminen. Esimerkiksi jooga ja pitkät kävelylenkit toimivat minulle rentoutumiskeinoina.

 

Johtaja ei onnistu ilman toimivaa tiimiä

Työn tehokkuus syntyy delegoimisesta, keskittymisestän oleellisen, muiden motivoinnista sekä hyvän hengen rakentamisesta. Ison organisaation johtajalta ei juokseminen lopu kesken, jos kaiken yrittää tehdä itse. Siksi onkin saatava tiimi toimimaan.

Asiantuntijoita johdetaan tuottavasti antamalla valtaa ja vastuuta. Ne pitää olla valmis ottamaan vastaan.

Vinkkinä ajankäyttöön muille kaltaisessani johtajan roolissa toimiville, on olla lukematta sähköposteja illalla – uni tulee paremmin. Toinen itselläni hyvin toiminut tapa on aina matkustamisen jälkeen aloittaa seuraava työpäivä kuntosalilla.

Kolmas vinkkini on se, että kalenteria ei saa antaa muiden täytettäväksi. Sähköisten kalenterien suurin synti lienee, että kaikki tyhjät välit tuppaavat täyttymään.

Pitää siis varata selvästi aikaa myös itselleen ja omalle tekemiselle.

 

Antti Koivula
Työterveyslaitoksen pääjohtaja

***

Suomen Ekonomit on mukana SuomiAreenalla. Keskustelemme työajan tuottavuudesta ja hyvinvoinnista. Suoritimme ihmiskokeen, saimme vastauksia. Testihenkilöiden havaintoja mm. ajanhallinnasta, johtamisesta ja palautumisesta julkistetaan tässä blogisarjassa joka viikko ennen SuomiAreenaa. Testihenkilöt seurasivat ajankäyttöään Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksella.

Ajanhallinnan ihmiskoe: Luottamus on työaikajoustojen perusta

Rytmini vaihtelee vuoroviikoin tyttärestäni johtuen. Silloin, kun hän asuu luonani, teen töitä säännöllisen työajan mukaiset 7,5 tuntia päivässä riippuen lapsen harrastusten ajankohdista.

Niillä viikoilla, kun tyttäreni ei asu luonani, rytmini on epäsäännöllisempi – teen enemmän töitä, käyn iltaisin kulttuuririennoissa ja liikun mahdollisimman paljon. Nukun tarvittaessa vähemmän, sillä haluan maksimoida vapaa-ajan elämykset. Itsenäinen elämäntapani mahdollistaa sen, että omaa aikaa voi olla aina silloin, kun lapseni ei tarvitse minua.

Teen mielelläni paljon töitä, mutta en ota stressiä työn ja vapaa-ajan selkeästä erottamisesta toisistaan. Ulkopuolelta annetut aikarajat, esimerkiksi eskarin sulkeutuminen, kuormittavat enemmän kuin pitkät työpäivät.

 

Turhat kokoukset vievät liikaa aikaa

Meillä on joustavat työaikajärjestelyt ja välillä käytän etätyömahdollisuutta esimerkiksi lapsen treenien aikana tai iltaisin. Joustot ovat mahdollisia luottamuksen ansiosta. Työajanseuranta on taas helppoa mobiilisti ajasta ja paikasta riippumatta.

Toisinaan esimieheni ihmettelee, miten jaksan olla niin aktiivinen ja hän kantaa huolta hyvinvoinnistani. En kaipaa rauhoittumista ainakaan vielä, ehkä sen aika tulee myöhemmin. Nyt minulle on tärkeää kokea mahdollisimman paljon vapaa-ajallani.

Turhat kokoukset vievät liikaa aikaa viikosta. Olen itse nopea tekemään päätöksiä ja joidenkin asioiden hidastempoinen eteneminen harmittaa.

Yritän olla töissä suunnitelmallinen ja moni asia on vain minun päässäni ja hyppysissäni. Onneksi toistaiseksi muistini toimii erittäin hyvin. Dokumentointiin voisin käyttää enemmän aikaa.

 

Tehokkuus syntyy selkeistä tavoitteista sekä vastuusta ja vapaudesta

Tehokkuus syntyy siitä, että tavoitteet ovat selvät koko organisaatiolle ja työntekijät saavat tarvittavan määrän vastuuta ja vapautta. Tehokkuutta lisäävät saavutetut tulokset, hyvä yhteishenki ja rakentava palaute.

Koen, että pystyn itse aktiivisesti omilla toimillani vaikuttamaan yhteishengen kehittymiseen, asioiden etenemiseen ja päätöksentekoon.

Työni on ajoittain erittäin konkreettista tekemistä, johon vaaditaan myös fyysistä suorittamista. Hyvä kunto auttaa siinä, että saan asiat hoidettua ajallaan.

Olen monissa asioissa erittäin kriittinen ja tarkka. On tärkeää, että tiedän, mitkä elokuvat tai teatteriesitykset juuri nyt pitäisi nähdä tai missä mikäkin paikka sijaitsee.

Haluan kokea itse mahdollisimman paljon. Kaikesta kriittisyydestäni huolimatta katson myös noloja teininyyhkyelokuvia ja osaan monien pop-biisien sanat ulkoa. Olin aikanaan iso Nylon Beat -fani.

 

Maria Saarikoski
Tuottaja, Kiasma

***

Suomen Ekonomit on mukana SuomiAreenalla. Keskustelemme työajan tuottavuudesta ja hyvinvoinnista. Suoritimme ihmiskokeen, saimme vastauksia. Testihenkilöiden havaintoja mm. ajanhallinnasta, johtamisesta ja palautumisesta julkistetaan tässä blogisarjassa joka viikko ennen SuomiAreenaa. Testihenkilöt seurasivat ajankäyttöään Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksella.

Aikani on nyt

Sanotaan, että meillä löytyy aina aikaa niille asioille, jotka koemme tärkeimmiksi. Meille ekonomeille työ on merkityksellistä ja haluamme menestyä siinä, kukin omalla tavallamme.

Työmäärämme voi olla monista syistä liiallinen. Kuormittavuus liittyy kuitenkin vahvasti myös kokemukseemme kiireen tunnusta. Mielemme saattaa pyörittää kaikkia tekemättömiä töitä jatkuvalla toistolla, koemme riittämättömyyden tunnetta, huonoa omaa tuntoa, painetta ja ahdistusta.

Mielemme ei voi rauhoittua, jos akuutit toimintaa vaativat tehtävät ovat vielä tekemättä. Mutta mitä ne oikeasti ovat? Kenen vaatimuksia ne ovat? Mikä aiheuttaa todellisen katastrofin?

 

Tiedätkö mihin aikasi käytät?

Aikani-sovellus tekee näkyväksi sitä, mihin aikamme käytämme. Kun tiedostat päiviesi rakenteen ja aikasyöpöt, käy itsesi kanssa kehityskeskustelu. Jos jatkan näin, missä olen viiden vuoden päästä?

Jos vastaus hirvittää, kannattaa hetkeksi pysähtyä. Mihin voin itse vaikuttaa juuri nyt? Mihin on tärkeä keskittyä?

PRIORISOI tärkeät ja akuutit, tärkeät ja odottavat, ei-tärkeät tehtävät.

Tietotyössä voi kokeilla vaikkapa seuraavia yksinkertaisia ajanhallintatekniikoita.

Ota aika. Ota aikaa:

  • Keskity 25 min tauko 5 min: Jaa työsi osiin. Päätä, että keskityt vaikkapa raportin kirjoittamiseen 25 minuutin ajan, sitten pidät 5 minuutin tauon. Laita ajastin hälyttämään. Lue lisää
  • 15 min päätöksenteolle: Saatamme kuormittaa mieltämme vellomalla samassa asiassa. Päätä, että vartissa teet ratkaisun tai valinnan.
  • Puskurihetket: Mitä tapahtuisi, jos lisäät 15 min jokaiseen kalenteriaikaasi/päivän tapahtumaasi lisää?
  • Tee tunnin kokouksista 45 minuutin kokouksia.
  • 2 minuutin sääntö: Sen, minkä pystyt tekemään alle kahdessa minuutissa, tee se heti.

Lisää vinkkejä

 

Vähennä kiireen tuntua mielenhallintataidoilla

Aivomme on lihas siinä missä hauiksemmekin ja voimme harjoittaa sitä.

Mieli yrittää ratkoa asioita silloinkin, kun emme oikeasti pysty niihin vaikuttamaan. Nukkumaan mennessä, palaveriin kävellessä, autolla ajaessa…

Sitten on asioita, joihin meillä ei ole missään vaiheessa vaikuttamisen mahdollisuuksia. Voimme kuitenkin vaikuttaa siihen, että lievennämme asioiden aiheuttamaa tunnekuormaa opettelemalla uusia selviytymisstrategioita mielenhallintataidoilla.

Opettele suuntaamaan mielen huomio energisoiviin asioihin:

  • Kuvittele aamu kun kaikki työt kasaantuvat päälle. Sitten kuvittele aamu, kun edessä on vain virkistävää vapaa-aikaa. Onko tuntemus erilainen? Suuntaa mielen huomio tarkoituksellisesti hyvään tuntemukseen.
  • Kun mietit jotakin tyypillisistä työpäivistäsi viikon sisältä, mitä sait jo päivän aikana aikaan?
  • Entä mitä sait aikaan ennen nukkumaan menoa? Illalla palauta mieleesi kolme asiaa, jotka menivät hyvin ja miten hyvältä se tuntui.

Kiire ja jännitys on fysiologista ja tuntuu yleensä oireina ja jännityksinä yläkehossa. Fysiologiaan voi vaikuttaa opettamalla kehoa ja mieltä rauhoittumaan lyhyissäkin hetkissä Mindfulness-tekniikalla. Säännöllinen harjoittelu tekee tästäkin taidosta aina vain helpomman.

Miltä tuntuisi kävellä palaveriin ilman kiireen tuntua? Keskittyen jalkojen liikkeeseen ja hengitykseen. Millainen on rennon valpas liike?

Antti-Juhani Wihuri on kirjoittanut ”Mindfulness työssä” –kirjan, joka avaa Mindfulnessia hyvin käytännönläheisesti ja hyvin harjoittein. Voit myös katsoa Ekonomien webinaarikirjastosta Mindfulness-webinaarin (jäsenpalvelussa, vaatii kirjautumisen).

Rennon valppaita hetkiä!

 

Taija Keskinen
Uravalmentaja, Suomen Ekonomit
Mindfulness Coach & NLP

***

Voit Ladata Ekonomien Aikani-mobiilisovelluksen sovelluskaupoista. Se on ladattavissa Android ja IOS -käyttöjärjestelmillä oleviin mobiililaitteisiin sovelluskaupoista Google play ja App Store.

Oman ajankäytön arviointi kannattaa

Yhteiskunnallisessa keskustelussa ei ole voinut välttyä sitaateilta ”työaikoja pidennetään” ja ”näin lomapäiviesi lukumäärä tulee muuttumaan”. Viimeisimpänä: ”työajat ovat menneen maailman mittari”.

Työajat ovat siis muutoksessa, mutta pitääkö niitä mitata ja jos, niin kenen?

Työajan mittaamista on kritisoitu erityisesti joustavaa työaikaa tekevillä työntekijöillä, joilla työtehtäviin voi sisältyä matkustamista, liikkuvaa työtä kuten esimerkiksi asiakaskäyntejä ja jotka hyödyntävät työssään mobiiliteknologiaa eli ovat tavoitettavissa myös paikasta riippumatta. Mikä on heidän työaikansa?

Onko työaikaa se aika, joka ollaan toimipisteessä tai asiakkaalla? Miten huomioidaan palaveriin valmistautuminen junassa matkalla asiakkaalle tai puheluun vastaaminen vapaa-ajalla? Kuka työajan arvioi?

Työajan moittiminen menneen maailman mittariksi pitää paikkaansa, jos työajanseurantaa ajatellaan vain työnantajan valvonnan välineenä. Sen sijaan joustavasti työskentelevillä työajan arviointi pitää laajentaa ajankäytön arvioinniksi joka olisi luontainen osa työntekijän omaa toimintaa.

Samalla tavalla kuin kalenteriin kirjataan palaverit ja deadlinet, kirjattaisiin muistiin ajankäyttö eri toimiin kuten työhön, liikuntaan ja muuhun vapaa-ajan toimintaan. Tämä ajankäytön seuranta olisi työntekijän oma mahdollisuus, ei työnantajan valvonnan väline.

 

Seuraamalla saat kiinni siitä mikä sinulle parasta

Ajankäytön seuranta antaa mahdollisuuden arvioida kuluuko aika siihen mihin pitäisi ja minkä verran aikaa jää palautumiselle ja työstä irrottautumiselle. Ajankäyttöä seuraamalla voi myös kokeilla, mikä sopii itselle. Ajankäytön seurata antaa kuvan kokonaisuudesta, jossa voi peilata omaa jaksamista ja työmäärää.

Onko omien tehtävien ja elämäntilanteen kannalta parasta pyrkiä yhteen yhtenäiseen työjaksoon työpäivän aikana, vai toimiiko paremmin jos työtä tehdään paloina pitkin päivää ja välissä on muuta (kuten treeni tai lapsien kuskaaminen)?

Työntekijällä ajankäytön seuranta on myös tietoa jota voi hyödyntää esimerkiksi kehityskeskusteluissa tai työterveyshuoltokäynnillä jos on tarvetta tarkastella oireiden tai jaksamisen ja työtehtävien välistä suhdetta.

 

Haluatko tietää mihin aikasi kuluu?

Haluaisitko kokeilla ajankäytön seurantaa? Tule mukaan Asiantuntijoiden työaika -tutkimukseemme. Sen toteuttaa Työterveyslaitos Työsuojelurahaston rahoituksella yhdessä Suomen Ekonomien ja IBM Finlandin kanssa.

Lataa Aikani-mobiilisovellus Android- tai iOS-puhelimeesi sovelluskaupasta ja kirjaa ajankäyttöäsi 2 viikkoa. Vastaamalla lisäksi kyselyyn ajankäytön seurannan alussa ja lopussa, autat saamaan tietoa erilaisista ajankäyttötavoista ja niiden yhteydestä hyvinvointiin.

Selvitämme myös miten joustavat työajat ovat yhteydessä palautumiseen ja uneen, sekä mitkä tekijät vaikuttavat joustaviin työaikoihin. Loppukyselyyn vastattuasi voit jatkaa Aikani-sovelluksen käyttöä vapaasti.

 

Annina Ropponen
Erikoistutkija, Työterveyslaitos
Kirjoittaja vastaa Asiantuntijoiden työaika -hankkeesta Työterveyslaitoksella

**

Osallistu tutkimukseen ja voita iPhone!

Osallistumalla työaika-tutkimukseen, osallistut iPhone 6 S:n arvontaan.

Osallistuminen on helppoa

  1. Lataa Aikani-mobiilisovellus puhelimeesi App Storesta tai Google Playsta
  2. Kirjaa kaksi viikkoa ajankäyttöäsi mahdollisimman tarkasti sovellukseen.
  3. Vastaa sähköpostiisi saapuvaan kyselyyn ensin aloitettuasi ajankäytön kirjaamisen ja uudestaan kun kaksi viikkoa on kulunut.